Proces komunikowania rozpoczyna się, gdy pojawiają się intencje w postaci myśli, zamiaru lub uczucia, którymi nadawca chce się podzielić.
Chcąc umożliwić odbiorcy poznanie intencji należy przełożyć je na czytelną informację. Zrozumiałe są wyłącznie takie zachowania nadawcy, które pełnią funkcję sygnałów, a także nośników określonych wiadomości.
Sygnałami mogą być zachowania werbalne, czyli wypowiedzi słowne, lub niewerbalne, tak zwana „mowa ciała”, np. ton głosu, mimika, gesty i postawa ciała.
