Startuj z nami!

www.szkolnictwo.pl

praca, nauka, rozrywka....

mapa polskich szkół
Nauka Nauka
Uczelnie Uczelnie
Mój profil / Znajomi Mój profil/Znajomi
Poczta Poczta/Dokumenty
Przewodnik Przewodnik
Nauka Konkurs
uczelnie

zamów reklamę
zobacz szczegóły
uczelnie
PrezentacjaForumPrezentacja nieoficjalnaZmiana prezentacji
Komputer w zarządzaniu szkołą



Platforma Edukacyjna - gotowe opracowania lekcji oraz testów.


 

KOMPUTER
W ZARZĄDZANIU SZKOŁĄ


1. WSTĘP

Od obłożonego stosami dokumentów, przeciążonego obowiązkami i ciągle zestresowanego dyrektora współczesnej szkoły oczekuje się jeszcze większej aktywności wobec nowych wezwań związanych z reformą. Czy w takiej sytuacji dyrektor może znaleźć czas dla rodziny, dla siebie i na własny rozwój? Czy można odnieść życiowy sukces pełniąc funkcję dyrektora placówki edukacyjnej? Ambitni wypalają się z przemęczenia. Zapał i energia wyczerpują się bardzo szybko gdy brak czasu na wypoczynek, lekturę i miłe chwile w gronie rodziny czy przyjaciół. Trudno też cieszyć się sukcesem zawodowym, kiedy nasze zdrowie jest w ciągłym zagrożeniu. Stres, zmęczenie, kryzysowe sytuacje to wynik niewłaściwego podejścia do gospodarowania czasem.
Jest wiele zadań, z którymi dyrektor boryka się na co dzień i chciałby przekazać innym do wykonania. Są takie, które z powodzeniem może delegować, ale i są takie, które powinien wykonać sam. Nie możliwe jest na przykład by opracowanie arkusza organizacyjnego można było zlecić innemu nauczycielowi, trudno też przystać na to żeby plan lekcji układał ktoś z grona pedagogicznego. Tymczasem dyrektor, przed którym stoją wyzwania związane z reformą, powinien więcej czasu poświęcić na sprawy strategiczne. To on jest odpowiedzialny – w myśl nowych przepisów – za opracowanie i stworzenie warunków do realizacji koncepcji integracji międzyprzedmiotowej oraz szkolnego systemu oceniania. Do dyrektora należy opracowanie koncepcji programowej szkoły. To on powinien inspirować do stworzenia atrakcyjnej wizji szkoły, jej misji, programu rozwoju, a także opracować wewnątrzszkolny system szkolenia nauczycieli itd. Przed każdym dyrektorem stoi więc wiele nowych zadań. W jaki sposób gospodarować czasem aby podołać tym wszystkim obowiązkom? W jaki sposób rozłożyć siły? Jak zaplanować nasze działania aby nie przeoczyć czegoś ważnego? Ludzie posługują się od bardzo dawna listą
i notesem. To najprostsze środki planistyczne. Służą do notowania wszystkich czynności, które powinniśmy podjąć. Wtedy sprawniej może się odbywać wykonywanie ich po kolei. W ten sposób eliminujemy marnowanie czasu na zastanawianie się, co pozostało jeszcze do zrobienia. Czy jednak w dzisiejszych czasach to wystarczy? Czy jesteśmy w stanie wykonać wszystko to co sobie zaplanujemy?
Bardzo pomocnym narzędziem w pracy dyrektora jest obecnie komputer. Nawet tym, którym zastępuje jedynie maszynę do pisania pozwala zaoszczędzić czas jaki musieli by poświęcić na wielokrotne przepisywane tego samego typu pism i druczków. Jeżeli zaś dyrektor posiada elementarne umiejętności z zakresu obsługi komputera i uważa go za narzędzie powszechne i naturalne zarządzanie staje się dla niego o wiele łatwiejsze. Komputer w pracy dyrektora szkoły pozwala przyspieszyć wykonywanie wielu prac nie tylko organizacyjnych i administracyjnych. Przykładem może być układanie planu lekcji, dyżurów, zastępstw, czy przygotowanie arkusza organizacyjnego. Są to czynności mające bardzo istotny wpływ na prawidłowe funkcjonowanie szkoły. Jednocześnie, przy ich wykonywaniu przeważająca część czasu jest poświęcona nie tyle czysto merytorycznej stronie zagadnień, co ustaleniu formalnych zgodności. Za pomocą komputera można wyeliminować ręczne wykonywanie wielu czasochłonnych prac, co umożliwia skupienie całej uwagi na problemach merytorycznych. Skutkiem takiego usprawnienia jest szybsze, a przy tym trafniejsze rozwiązywanie wielu problemów przy mniejszym zaangażowaniu sił. Atrakcyjność programu komputerowego polega między innymi na tym, że w procesie planowania różnych zagadnień może on zaproponować wiele formalnie poprawnych rozwiązań, z których optymalne wybiera człowiek. Komputer nie tylko automatyzuje wykonywanie wielu pracochłonnych czynności, ale dokonuje za człowieka kontroli poprawności wielu operacji, gwarantując, że po zakończeniu pracy nie ujawnią się błędy polegające na niepoprawnych przyporządkowaniach lub niekompletności rozwiązań.
Ogromną ilość czasu komputer pozwala zaoszczędzić pracownikom administracyjnym szkoły a w szczególności księgowym i referentom do spraw kadrowych. Najlepszym przykładem może tu być przygotowywanie list wypłat lub opracowywanie bilansów księgowych. Podczas wykonywania tego typu czynności specjalistyczne oprogramowanie pozwala skupić całą uwagę wyłącznie na poprawnym wprowadzaniu danych, eliminując konieczność wykonywania jakichkolwiek rachunków i podsumowań.
Niezwykle istotne jest także to, że informacje raz wprowadzone do komputera są bardzo łatwo i szybko dostępne w dowolnej chwili. Wyeliminowana zostaje w ten sposób konieczność wielokrotnego przeglądania i przepisywania wielu dokumentów. Przykładowo, możliwe jest przygotowanie bez żadnego dodatkowego wysiłku wyczerpującej informacji dla rodziców, dotyczącej postępów, osiągnięć i ewentualnych trudności ich dzieci. Komputer drukuje świadectwa szkolne, uwalniając od tej żmudnej czynności wychowawcę.
Na uwagę zasługuje fakt, że gromadzenie danych w systemach informatycznych pozwala na uzyskiwanie najróżniejszych, przekrojowych zestawień i statystyk, nie sporządzanych dotąd ze względu na czasochłonność ich przygotowania tradycyjnymi metodami. Tak więc komputer nie tylko pozwala na sprawniejsze wykonywanie dotychczasowych czynności, ale także tworzy nowe warunki, poszerzające możliwości działań człowieka.
Najłatwiej zauważalnym (choć nie najważniejszym) efektem udziału informatyki w zarządzaniu jest możliwość wykonywania wielu prac w czasie wielokrotnie krótszym niż tradycyjnymi metodami. Dzięki temu, dyrektor może skupić uwagę przede wszystkim na pracy dydaktyczno-wychowawczej.

Można więc stwierdzić, że komputerowe wspomaganie zarządzania szkołą może zwiększyć efektywność pracy i podnieść jakość jej rezultatów poprzez:
  • częściowe lub całkowite wyeliminowanie konieczności wykonywania prostych, ale czasochłonnych, powtarzalnych czynności;
  • znaczne ułatwienie dostępu do potrzebnych informacji;
  • umożliwienie szybszego i lepszego rozwiązywania różnorodnych zadań;
  • łatwość szybkiego drukowania wszelkich dokumentów;
  • możliwość analizowania różnorodnych zagadnień, które w tradycyjny sposób nie są diagnozowane ze względu na pracochłonność w ich przygotowaniu.
Pozwala to w końcowym rozrachunku na poprawienie efektów kształcenia
i wychowania.

2. WYKORZYSTANIE UNIWERSALNYCH PROGRAMÓW UŻYTKOWYCH W PRACY DYREKTORA SZKOŁY

Zakupując sprzęt komputerowy większość użytkowników oprócz oprogramowania podstawowego (systemowego) niezbędnego do działania każdego komputera, nabywa też programy użytkowe, narzędziowe nadające się do bezpośrednich, różnorodnych zastosowań.
Najchętniej i najczęściej wykorzystywanymi są programy będące elementami pakietu Microsoft Office. Dyrektor małej szkoły, który ze względów finansowych nie może pozwolić sobie na wprowadzenie w swej placówce informatycznego systemu zarządzania szkołą z profesjonalnym oprogramowaniem w dużym stopniu może sobie ułatwić pracę wykorzystując programy tego pakietu.

2.1 EDYTOR TEKSTU

Dla większości dyrektorów pierwszy poważny kontakt z komputerem rozpoczyna się od edytora tekstów. Wykorzystują go do sprawnego redagowania i druku estetycznych pism, ogłoszeń, zaświadczeń, tworzenia korespondencji seryjnej itp.
Pierwszym i najpoważniejszym błędem, jaki popełniają początkujący użytkownicy edytora tekstów jest traktowanie go (oczywiście w połączeniu z drukarką) jak doskonałej maszyny do pisania, wyposażonej w wiele zestawów ładnych czcionek, z których łatwo jest korzystać. Efektem takiego patrzenia na edytor jest przepisywanie do komputera tekstów przygotowanych wcześniej na papierze, po to tylko, aby je ładnie wydrukować. A przecież edytor tekstów jest narzędziem przede wszystkim do opracowywania treści, a nie formy dokumentu. Najwspanialszą jego cechą jest możliwość dowolnego, wielokrotnego przetwarzania raz wpisanych zdań. Na żadnej kartce papieru nie da się bez wyraźnego pogorszenia czytelności tekstu zmienić kolejności wpisanych akapitów ani wpisać nowego zdania pomiędzy zapisane wcześniej. Nie stanowi to jednak żadnego problemu, jeśli to samo chcielibyśmy zrobić, korzystając z komputera. Co więcej, im dłużej pracujemy nad tekstem, tym jest on czytelniejszy – co jest dokładnym przeciwieństwem sytuacji, z jaką mamy do czynienia w wypadku poprawiania tekstu pisanego ręcznie.
Edytor tekstu pozwala w sposób doskonały realizować wpajaną przez polonistów już w szkole podstawowej zasadę, że początkiem pracy nad wypracowaniem powinno być przygotowanie jego planu. Używając komputera, bardzo łatwo możemy kolejno:

  • odnotować najważniejsze myśli, które zamierzamy umieścić
    w opracowywanym tekście,
  • ułożyć je w odpowiedniej kolejności,
  • dopracować ostatecznie poszczególne akapity i zdania,
  • ewentualnie uzupełnić o ilustracje, tabele, wykresy itp.
  • nadać tekstowi odpowiednią formę, np. wyróżniając najważniejsze fragmenty,
  • całość wydrukować.
2.2 ARKUSZ KALKULACYJNY
Kolejnym programem pakietu Office, który może być pomocny w administrowaniu i pracach planistycznych jest arkusz kalkulacyjny Excel.

Wykorzystanie go przez dyrektora wymaga znacznie większej wiedzy informatycznej niż użycie wyspecjalizowanego oprogramowania przygotowanego na potrzeby szkoły, ale w dużym stopniu może ułatwić jego pracę. Możliwości programu są przeogromne. Charakteryzuje się wieloma właściwościami, które czynią z niego doskonałe narzędzie do wszelkiego typu obliczeń. Na podstawie wprowadzonych danych możemy wykonać skomplikowane obliczenia, generować tabele, zestawienia, tworzyć wykresy, organizować dane w bazy danych itp.

Arkusz kalkulacyjny wykorzystać można zarówno do usprawnienia prac administracji szkolnej jak i w nadzorowaniu procesu wychowawczo – dydaktycznego. Typowym konkretnym przykładem zastosowania arkusza może być lista płac z automatycznie obliczanymi wypłatami i potrąceniami. W prosty sposób pozwala tworzyć wszelkiego rodzaju zestawienia np. zakupów, wydatków, ewidencję inwentarza szkoły itp. W programie tym na potrzeby kadr czy sekretariatu możliwe jest budowanie prostych baz danych pracowników i uczniów a narzędzia sortowania i filtrowania umożliwiają szybkie ich przeszukiwanie. Arkusz kalkulacyjny jest narzędziem bardzo przydatnym nie tylko dyrektorowi ale także nauczycielom przedmiotów i wychowawcom do tworzenia wszelkiego rodzaju podsumowań i zestawień wyników nauczania na koniec semestru, koniec roku, wyników sprawdzianów i egzaminów. Wystarczy że wyniki zapiszemy w tabelach a za pomocą funkcji dostępnych w programie automatycznie wyliczane są średnie uczniów, klasy, średnie z przedmiotów dla poszczególnych klas. Dane zgromadzone w tabelach możemy w różny sposób przetwarzać i prezentować na wykresach.
2.3 OUTLOOK
Wśród programów pakietu Microsoft Office jest program o nazwie Outlook. Niektórzy nawet nie wiedzą, że mają go w swoim komputerze. A warto się nim zainteresować, gdyż jest to nowoczesne narzędzie o ogromnych możliwościach gromadzenia i organizowania informacji. Na co dzień są to przede wszystkim informacje dotyczące wypełniania czasu zajęciami zawodowymi i prywatnymi. Ponadto program ten umożliwia łatwe a zarazem skuteczne komunikowanie się ze światem. Każdy dyrektor szkoły bez wątpienia używa notatnika i kalendarza czy terminarza, w którym zapisuje przynajmniej najważniejsze, bieżące informacje. Mogą to być adresy, numery telefonów, terminy zaplanowanych spotkań, notatki z ich przebiegu, opisy zadań do wykonania w określonym czasie lub zwykła lista zakupów. Zapamiętanie tego wszystkiego, przeglądanie i przypominanie o zbliżających się terminach można spokojnie powierzyć programowi Outlook. Jest jeden warunek: użytkownik powinien wypracować w sobie nawyk włączania komputera i uruchamiania programu zaraz po przyjściu do pracy. To sprawi, że zamiast zapisywania na kartkach lub szukać czegoś w notatniku można skorzystać z komputera, który cały czas stoi na biurku.
Po uruchomieniu programu pojawia się okno Outlook na dziś. Znajdziemy w nim wszystkie informacje dotyczące bieżącego dnia, a więc przypomnienie o ważnym spotkaniu, podpowiedź o konieczności zajrzenia do skrzynki pocztowej, w której zalegają nieprzeczytane wiadomości, program zasygnalizuje również fakt niedokończenia niektórych bieżących zadań. Tutaj też możemy natychmiast odnaleźć potrzebny numer telefonu, faksu lub adres osoby, z którą musimy się skontaktować.

Program Outlook może być wykorzystywany nie tylko do planowania działań, ale i do automatycznego przypominania o nich (jeśli ktoś sobie tego życzy). Można zapisać w nim na przykład:

· termin ważnego spotkania,

· godzinę, o której obiecywaliśmy zadzwonić,

· dzień tygodnia i godziny odbywania cotygodniowych narad dyrektorów w siedzibie urzędu gminy.

Możliwe jest również wprowadzenie informacji o wydarzeniach, które z reguły zajmują cały dzień, np. wyjazd służbowy do innej miejscowości albo takich, które powtarzają się systematycznie w regularnych odstępach czasu. Warto też zamiast zapamiętywać zadania przydzielone nam przez przełożonych lub zlecone innym do wykonania, obarczyć tym Outlooka. Zapamięta je dla nas, choć jedne z nich są terminowe a inne nie. Jeżeli mamy też takie życzenie komputer w odpowiednim czasie przypomni nam o zbliżającym się terminie realizacji tychże zadań. W miarę upływu czasu należy sukcesywnie odnotowywać fakt ukończenia kolejnych zadań (komputer sam tego nie uczyni). Jeżeli bowiem minie planowany termin ukończenia realizacji zadania program będzie sygnalizował jego niewykonanie.
Zrealizowanie zapisanych zadań terminowo wymaga kontaktowania się z innymi osobami i wieloma instytucjami. Outlook doskonale nadaje się do zapamiętywania danych adresowych do korespondencji, adresów e-mail i stron WWW, numerów telefonów i faksów. Warto też wiedzieć, że program ten ma wbudowane mechanizmy umożliwiające redagowanie, wysyłanie i odbieranie poczty elektronicznej.
Już po krótkim okresie systematycznego używania Outlooka bardzo szybko rosła będzie liczba zapisanych w nim informacji i zajdzie konieczność ich systematyzowania. Jedną z metod jest organizowanie ich poprzez umieszczanie w nowych folderach obejmujących informacje o podobnym charakterze. Na przykład, dyrektor może przechowywać w paru folderach informacje teleadresowe potrzebne do kontaktowania się z przełożonymi, swoimi pracownikami oraz prywatne. Podobnie da się rozdzielić wiadomości i zadania. Można tworzyć też foldery w już istniejących i podzielić informacje jeszcze dokładniej. W ten sposób tworzy się strukturę bardzo podobną do zwykłej szafy czy biurka.

2.4 POWERPOINT

Dyrektor w swej pracy zmuszony jest do częstych i różnego rodzaju wystąpień. Zdarza się, że mimo usilnych starań i długich przygotowań nie wychodzą one tak jak sobie zaplanuje. W jaki sposób zainteresować słuchaczy, zmobilizować do uwagi czy zachęcić do dyskusji? Nawet z najpiękniej przekazanych informacji słownych po trzech dniach pamięta się tylko 20% natomiast to, co usłyszymy i widzimy, zapamiętujemy w 65%. Każde wystąpienie, jeśli tylko jest to możliwe powinno więc zawierać elementy prezentacji. Dobrze przygotowane materiały prezentacyjne sprawiają, że mówca jest chętniej słuchany i lepiej rozumiany. Tam, gdzie występują ważne szczegóły – nie musi ich wielokrotnie przytaczać. Tam, gdzie trzeba analizować zależności – może jednym schematem zastąpić długie omówienia. Tam, gdzie trzeba uwypuklić najważniejsze myśli – może je na dłużej wyświetlić przed oczami słuchaczy.
Łatwo wyobrazić sobie:
· posiedzenie rady klasyfikacyjnej, podczas której nauczyciele oglądają wyświetlone podsumowania wyników klasyfikacji i omawiają zauważone prawidłowości;
· spotkanie z rodzicami, w czasie którego dyrektor prezentuje nazwiska uczniów wyróżnionych i inne ważne informacje;
· szkolenie, w czasie którego nowy ustrój szkolny prezentowany jest graficznie.
Powyższe cele można osiągnąć na różne sposoby. Można posłużyć się gotowymi planszami, tablicą, kredą, folią, mazakiem, rzutnikiem ale na pewno większy efekt przyniesie kolorowa interaktywna prezentacja wyświetlona na ekranie monitora lub za pomocą projektora multimedialnego.
Narzędziem przeznaczonym specjalnie do tworzenia prezentacji jest wchodzący w skład pakietu Microsoft Office, program Microsoft PowerPoint. Został on przygotowany z myślą o tych wszystkich, którzy muszą występować. Prezentacja utworzona w tym programie może zawierać wiele efektów, nieosiągalnych ani przy użyciu kredy, tablicy, ani nawet za pomocą folii, edytora tekstów i drukarki. Składa się ona ze slajdów zawierających teksty, rysunki, tabele, strzałki, wykresy, a nawet filmy i dźwięki. Urozmaicone multimedialną prezentacją wystąpienie zyskuje dynamikę.
Niejako rozwinięciem tego mechanizmu jest budowanie hipertekstowych połączeń między poszczególnymi slajdami. Klikając określone miejsce, można kontekstowo: przywołać inny slajd, nie koniecznie z tej samej prezentacji, a nawet uruchomić inny program. Dodatkowo zyskujemy sugestywny sposób przekazu w postaci aktywnych schematów, wykresów i tabel w wersji elektronicznej nadających się do modyfikacji na oczach widzów.
Dobrze przygotowana prezentacja sprawia, że słuchaczom łatwiej jest zrozumieć intencje, zawarte w wystąpieniu, mówca zaś postrzegany jest często bardziej wiarygodny i przekonujący. W trudnych sytuacjach oba te czynniki mogą mieć kapitalne znaczenie dla ostatecznego efektu wystąpienia.
3. INFORMATYCZNY SYSTEM ZARZĄDZANIA SZKOŁĄ
Technologia informacyjna jest niezbędnym elementem współczesnej administracji i zarządzania. Umożliwia ona skuteczne wykorzystywanie informacji, z którymi styka się dyrektor. Administrowanie i kierowanie szkołą sprowadza się do szeregu powtarzalnych, a więc wartych informatycznego opracowania procedur. Są one jednak na tyle specyficzne, że wymagają specjalizowanego oprogramowania, przygotowanego na potrzeby szkoły. Programy te, adresowane do wąskiego kręgu odbiorców są bogatsze od uniwersalnych o wiele użytecznych funkcji i możliwości szczegółowych uwzględniających specyfikę zagadnień szkolnych. Programy muszą tworzyć spójny system, łatwo wymieniać między sobą dane i być maksymalnie zintegrowane (również z systemami wyższych stopni administracji szkolnej). Współpraca między programami systemu przetwarzającymi dane polega na tym, że informacja wprowadzona w jednej z części składowych systemu informatycznego może być wykorzystywana przez inne jego moduły np. dane o uczniach wprowadzone do sekretariatu uczniowskiego mogą być wykorzystywane przez bibliotekę szkolną a dane o nauczycielach, lista nazwisk - wprowadzone do systemu kadrowego mogą być przetwarzane w systemie płacowym oraz w czasie ustalania arkusza organizacyjnego szkoły. Te dane zaś są wykorzystane przez program do układania planu lekcji. Pozwala to na dużą oszczędność czasu i daje gwarancję, że w różnych sytuacjach, używając tych samych danych, nie popełnimy błędów pojawiających się często przy przepisywaniu. Niemożliwa jest np. sytuacja, że wskutek pomyłki księgowej ktoś otrzyma wypłatę niezgodną z umową o pracę. Wynika to stąd, że zarówno umowa jak i lista płac są przygotowywane w oparciu o te same dane, zapisane w systemie kadrowym. Z uwagi na dużą częstotliwość zmian w prawie (również oświatowym) system komputerowy zastosowany w zarządzaniu musi być systemem otwartym, tzn. dawać możliwość dostosowania przez użytkownika do zmieniających się warunków zewnętrznych (na przykład przepisów prawnych) oraz upodobań i aktualnych potrzeb.

Dobry system zarządzania powinien być kompletny, tzn. ułatwiający rozwiązywanie wszystkich najważniejszych problemów szkoły. Wydaje się sensowne wydzielenie w komputerowym systemie zarządzania szkołą dwóch podsystemów:

  1. Nadzorowania procesu wychowawczo-dydaktycznego.
  2. Planowania i wspomagania prac administracji szkolnej.

4. NADZOROWANIE PROCESU WYCHOWAWCZO - DYDAKTYCZNEGO

Najpowszechniejsze zastosowanie ma komputer do ewidencji podstawowych danych o uczniach. Dzięki temu możliwe staje się bardzo szybkie i łatwe sporządzanie różnego rodzaju zestawień dotyczących dowolnie wyselekcjonowanych grup uczniów. Przykładowo może to być np. lista uczniów jednej klasy z adresami (na wycieczkę szkolną). Innym przykładem może być lista uczniów pochodzących z rodzin niepełnych, powtarzających klasę itd. Możliwe jest drukowanie zaświadczeń o pobieraniu nauki w danej szkole czy wysokości stypendium. Program komputerowy może obsłużyć egzaminy i sprawdziany kompetencji uczniów. Jeżeli komputer jest stosowany nie tylko do pamiętania podstawowych danych osobowych o uczniach staje się też narzędziem do rejestracji i analizy np. następujących informacji:

· tradycyjnych ocen w postaci stopni;

· ocen opisowych określających szczegółowo osiągnięcia i zdolności ucznia oraz jego braki;

· frekwencji;

· uwag o zachowaniu i postawach uczniów - czyli staje się narzędziem związanym z dydaktyką i wychowaniem.

System komputerowy może pełnić rolę rozszerzonego elektronicznego arkusza ocen lub dziennika lekcyjnego. Jeżeli wszystkie informacje są wprowadzane na bieżąco przez nauczycieli, rodzic może otrzymać komplet interesujących go informacji o własnym dziecku. Wprowadzenie do komputera ocen semestralnych i danych o frekwencji uczniów daje dyrektorowi szkoły możliwość bardzo ciekawej ich analizy. Oprócz rzeczy oczywistych (choć metodami tradycyjnymi trudnych w wykonaniu), takich jak szybkie wyszukiwanie uczniów zagrożonych nieotrzymaniem promocji lub uczniów z dużą liczbą nieobecności, są możliwe różnorakie analizy porównawcze. Można na przykład porównywać średnie i rozkłady ocen stawianych w różnych klasach przez poszczególnych nauczycieli. Może to być interesujący materiał dla dyrektora zainteresowanego szybkim wychwytywaniem nieprawidłowości.

Dzięki komputerowi dyrektor nie musi tracić cennego czasu na czynności wymagające jedynie czytelnego charakteru pisma i umiejętności wypełniania rubryk. Komputer stwarza możliwości, których dotąd nie można było zrealizować za pomocą tradycyjnych metod pracy - raz wprowadzone dane mogą być wykorzystywane na wiele sposobów i do różnych celów. W wyniku przetwarzania danych za pomocą komputera i nowatorskiego ich zestawiania otrzymujemy coś znacznie cenniejszego - możliwość wyciągania wniosków na podstawie zupełnie nowych, nie analizowanych dotąd aspektów zagadnień.

W ostatnich latach również na polskim rynku pojawiło się wiele programów, które w dużym stopniu mogą usprawnić pracę w dziedzinie nadzorowania procesu wychowawczo – dydaktycznego. Do najczęściej wprowadzanych i stosowanych zaliczyć można:

4.1 SEKRETARIAT UCZNIOWSKI

Głównym celem tego programu jest wspomaganie pracy sekretariatu szkolnego. Umożliwia on wygodne i zgodne z obowiązującym prawem dokumentowanie przebiegu nauki uczniów w dowolnej szkole lub zespole szkolno-przedszkolnym. Dzięki wykorzystaniu najnowocześniejszych rozwiązań informatycznych zapewnia on spójność zapisanych w nim danych oraz dba o ich bezpieczeństwo. Za jego pomocą można prowadzić księgę uczniów, księgę ewidencji dzieci z obwodu szkolnego, elektroniczne arkusze ocen, drukować zestawienia okresowych wyników klasyfikacji do dzienników lekcyjnych, a także świadectwa okresowe. Sporządza on zestawienia danych potrzebnych
do wypełniania sprawozdań dla GUS oraz na potrzeby projektu organizacyjnego szkoły. Usprawnia przygotowanie dowolnych list uczniów wybieranych przy użyciu swobodnie definiowanych kryteriów.

4.2 DZIENNIK LEKCYJNY

Dziennik to program, który pozwala gromadzić, przeglądać i analizować informacje o uczniach, planach zajęć, programach nauczania, nauczycielach, tematach lekcji, ocenach oraz frekwencji. Jest to narzędzie, które powinno ułatwić i usprawnić pracę dyrektora i nauczycieli. Z jednej strony program pełni wszystkie określone prawem funkcje papierowego dziennika lekcyjnego, z drugiej daje użytkownikom nowe możliwości, których papierowy dokument nie jest w stanie zaoferować. Największą przewagę dziennika elektronicznego nad tradycyjnym jest łatwość, z jaką można informować rodziców o wszystkich sprawach dotyczących ich dzieci. Bez żadnego wysiłku ze strony wychowawcy mogą oni otrzymywać za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatów SMS odbieranych przez telefony komórkowe informacje o nieobecności dziecka w szkole i uzyskanych przez nie ocenach w dowolnie wskazanym okresie, np. ostatnim tygodniu. Oczywiście informacje takie mogą być również drukowane na papierze.

O użyteczności programu świadczy też możliwość przywołania na ekran zdjęcia wskazanego ucznia. W ten sposób nauczycielom jest łatwiej rozpoznawać swoich podopiecznych.

Bardzo ważną cechą programu jest to, że zapewnia on duże bezpieczeństwo gromadzonych w nim zapisom. Każdy z użytkowników posługuje się własnym hasłem umożliwiającym mu dostęp do danych. Każdy zapis w dzienniku (np. nieobecność, ocena, uwaga) jest łączony z osobą, która go wprowadziła lub zmieniła. W przypadku popełnienia pomyłki lub próby zafałszowania danych program pozwala odtworzyć poprzedni stan.

Praca z dziennikiem elektronicznym nie musi oznaczać całkowitego odrzucenia dziennika papierowego. Wszystkie wprowadzone do programu dane można w każdej chwili wydrukować w układzie odpowiadającym poszczególnym stronom dziennika tradycyjnego.


4.3 OCENIANIE OPISOWE

Podstawą procedury oceniania za pomocą programu OCENIANIE OPISOWE jest tzw. schemat oceniania, zawierający uporządkowany zbiór ocenianych kategorii, oczekiwań (wymagań) wobec ocenianych w ramach tych kategorii oraz określeń wskazujących na stopień lub sposób spełniania owych oczekiwań. Sporządzanie ocen polega na przeglądaniu schematu oceniania dla każdej z ocenianych osób i wybieraniu określeń najbardziej przystających do niej. Na podstawie wybranych określeń (wyrażeń oceniających) program samoczynnie buduje osnowę oceny opisowej, którą można następnie przeredagować w celu nadania jej najbardziej pożądanej formy. Nowe programy oceniania opisowego umożliwiają tworzenie raportów nie tylko z jedną formą wypowiedzi. Odnosić się one mogą do oceniającej osoby w trzeciej osobie (np. „Michał jest zawsze skupiony na wykonywanym zadaniu.”) – ocena dla rodziców i szkolnej dokumentacji, jak również może być kierowana bezpośrednio do tej osoby („Michale, jesteś zawsze skupiony na wykonywanym zadaniu.”) – postać listu pisanego językiem zrozumiałym dla ocenianego ucznia.

Uniwersalność zastosowań programu osiągnięto dzięki wymienności i elastyczności konstrukcji schematów oceniania, które można tworzyć i rozwijać samodzielnie, a także pobierać z internetowej biblioteki.

Użycie programu do sporządzania ocen opisowych przynosi następujące korzyści:


· ocenianie jest bardzo obiektywne i spójne,

· w ocenach używane są jasne i precyzyjne terminy,

· oceniany wie . czego się od niego oczekuje i jak będzie oceniany,

· ocenianemu i oceniającemu dostarczona jest użyteczna informacja zwrotna,

· zapewniona jest mierzalność i porównywalność ocen w odniesieniu do wskaźników w grupie oraz wcześniejszych ocen,

· oszczędzany jest wysiłek potrzebny na przygotowanie ocen, ocenianie może więc być przeprowadzane częściej i tym samym pełnić lepiej swoją funkcję informacyjną.


4.4 ŚWIADECTWA

ŚWIADECTWA jest programem komputerowym mającym za zadanie ułatwić wychowawcy klasy przygotowanie świadectw w możliwie najkrótszym czasie. Może być także pomocny przy wydawaniu świadectw przez inne placówki oświatowe niż szkoły.

Program nie wymaga biegłości w posługiwaniu się komputerem ani znajomości żargonu informatycznego. Wypełnianie świadectw danymi może się odbywać wprost na ich obrazach. Zastosowano rewelacyjny mechanizm wprowadzania ocen. Nie trzeba się troszczyć o liczenie średnich, by ustalić, komu należy się świadectwo z wyróżnieniem – program zrobi to sam. Informacje powielane na wszystkich świadectwach wpisane są tylko raz, a niewypełnione pola program automatycznie uzupełnia kreskami.

Podstawą wypełniania świadectw za pomocą programu są szablony opracowane zgodnie z wzorami opublikowanymi w załączniku do rozporządzeń ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania. Szablony można też samodzielnie dostosowywać do druków pochodzących od różnych producentów.

Program wypełnia pismem komputerowym gotowe formularze, potrafi także drukować formularze na czystym papierze z poddrukiem, tzw. giloszem, jednocześnie je wypełniając.

5. PLANOWANIE I USPRAWNIANIE PRACY ADMINISTRACJI SZKOLNEJ

5.1 SCHEMAT POŁĄCZEŃ ELEMENTÓW SYSTEMU

Centralnym elementem systemu planowania i wspomagania prac administracji szkolnej powinien być program ułatwiający przygotowanie arkusza organizacyjnego szkoły. Wynika to stąd, iż ten właśnie dokument jest punktem wyjścia do organizacji pracy szkoły w całym roku szkolnym. Składają się na to następujące powody:

· arkusz organizacyjny jest podstawą planowania finansów szkoły
(w części dotyczącej płac pracowników);

· arkusz organizacyjny stanowi bazę do przygotowania planu lekcji;

· dokument ten zawiera najważniejsze informacje o szkole z punktu widzenia organu nadzorującego szkołę i jest podstawą zatwierdzenia budżetu szkoły.

Przygotowanie arkusza organizacyjnego za pomocą odpowiedniego programu jest o wiele prostsze i szybsze niż metodą tradycyjną. Ponadto wprowadzone dane są wykorzystywane do wielu innych celów jak: komputerowo wspomagane układanie planu lekcji, planowanie budżetu, sporządzanie różnorodnych statystyk, przekazywanie danych na poziom jednostki nadzorującej.

Kierunki zmian zachodzących obecnie w oświacie (zwiększenie samodzielności szkół i kompetencji dyrektorów) powodują wzrost znaczenia systemu planowania budżetu szkoły, opartego o dane wprowadzone w modułach arkusza organizacyjnego, księgowości oraz inwentarza szkolnego. Zasady połączeń tych modułów z pozostałymi elementami systemu są przedstawione na rysunku.

5.2 PRAWO W KOMPUTERZE

Ogromna przewaga systemu informatycznego nad regałem pełnym książek prawniczych i segregatorów polega na szybkim i łatwym aktualizowaniu i uzupełnianiu bazy danych o przepisach prawnych. Z tej przyczyny komputer może spełniać funkcje idealnego informatora prawnego po wyposażeniu go w program udostępniający teksty aktów prawnych, związane z nimi orzecznictwo i komentarze praktyczne. W programach tych wykorzystuje się zazwyczaj metodę hipertekstu. Technika ta pozwala na szybkie przechodzenie między odwołującymi się do siebie aktami prawnymi oraz na łatwe, automatyczne odnajdywanie właściwych treści po podaniu interesującego tematu.

Programy takie z zasady wyposażone są w ujednolicone treści aktów prawnych, są aktualizowane kilka razy w ciągu roku, posiadają liczne wzory dokumentów, zarówno oficjalnych jak i autorskich. Wersje programów dla oświaty obejmują nie tylko zakres prawa ograniczony pojęciem "prawo oświatowe", lecz również inne dziedziny prawa mające zastosowanie w pracy placówek oświatowych, takie jak np. prawo administracyjne.

5.3 ARKUSZ ORGANIZACYJNY SZKOŁY

Arkusz organizacyjny jest najważniejszym dokumentem opracowywanym co roku w każdej szkole. Jego prawidłowe przygotowanie ma bardzo istotny wpływ na pracę szkoły w ciągu całego roku szkolnego. Przygotowanie arkusza organizacyjnego jest czynnością nie tylko bardzo istotną, lecz również bardzo pracochłonną i czasochłonną. Stąd pomysł usprawnienia pracy nad tym zagadnieniem za pomocą komputera.

Pracę nad arkuszem organizacyjnym rozpoczyna się od określenia potrzeb na nadchodzący rok szkolny. Polega to na analizie i ewentualnych korektach siatek godzin dla poszczególnych klas, podejmowaniu decyzji o podziale klas na grupy (w zależności od liczebności klas) i sumowaniu godzin z poszczególnych przedmiotów na poziomie całej szkoły. Szczególnie ta ostatnia czynność jest w dużych szkołach bardzo żmudna. Po dokonaniu tego typu analizy można już precyzyjnie określić potrzeby kadrowe i skonfrontować je z możliwościami wynikającymi ze stanu zatrudnienia w szkole.

Najważniejszym etapem pracy jest optymalne (z uwzględnieniem wszelkich reguł i ograniczeń) rozdzielenie godzin pomiędzy nauczycieli. Pracę można uznać za prawie zakończoną, jeżeli wszystkim zajęciom przyporządkujemy prowadzącego je nauczyciela. W szczególnych przypadkach niektóre zajęcia pozostają nie obsadzone. Wówczas jednak i tak najczęściej przydziela się je innym nauczycielom, pamiętając o konieczności zatrudnienia odpowiedniej osoby.

Ostatnią czynnością jest zapisanie przygotowanych danych w formie dokumentu zatwierdzanego przez organ nadzorujący szkołę. Konieczne jest przy tym dokonanie różnorodnych analiz (na przykład wyróżnienie nauczycieli zatrudnionych w wymiarze przekraczającym jeden etat i nauczycieli niepełnozatrudnionych) oraz podsumowań. W przypadku dużych szkół jest to zajęcie bardzo czasochłonne.

Jest oczywiste, że przy opracowywaniu arkusza wszelkie decyzje muszą należeć do dyrektora szkoły. Nie jest więc wskazane używanie w czasie jego przygotowywania programu, który jakichkolwiek przydziałów zajęć dokonywałby automatycznie. Jedną z możliwości, jakie daje komputer jest automatyczne dokonywanie wszelkiego rodzaju podsumowań. Pierwszą sytuacją w której okazuje się to przydatne jest ustalenie siatek godzin dla klas. Po ustaleniu listy przedmiotów prowadzonych w danej klasie i wprowadzeniu liczby godzin dla każdego z nich, komputer w każdej chwili wyświetla całkowitą liczbę zajęć w klasie (tzn. zajęć za które należy zapłacić nauczycielom) oraz liczbę godzin, jaką będzie odbywał w tygodniu każdy z uczniów. Pozwala to na bardzo wygodne operowanie liczbami godzin z poszczególnych przedmiotów, tak aby nie przekroczyć określonej przepisami, maksymalnej liczby godzin zajęć dla ucznia. Następnym etapem pracy jest przypisywanie konkretnym nauczycielom zajęć w poszczególnych klasach. Po wprowadzeniu danych o nauczycielach takich jak podstawa wynagrodzenia, staż pracy, obowiązujące pensum godzin program umożliwia wyświetlenie takich informacji jak;

· dokładne oszacowanie koniecznych środków finansowych przeznaczonych na wynagrodzenia dla nauczycieli;

· szczegółowe zestawienie dotyczące całkowitej liczby lekcji, z podziałem na godziny odbywane w ramach pensum i nadgodziny, oraz ich rozkładu pomiędzy poszczególnych nauczycieli;

· szczegółowe zestawienie osób pracujących w niepełnym wymiarze godzin wraz z ilościami przydzielonych godzin.

Komputerowy arkusz organizacyjny musi umożliwiać wymianę danych z innymi programami systemu zarządzania szkołą. Z jednej strony jest to możliwość pobierania danych bezpośrednio z systemu kadrowego (lista nazwisk wraz z niezbędnymi informacjami dodatkowymi, takimi jak staż pracy, podstawa wynagrodzenia, wymiar pensum), z drugiej – możliwość przekazywania do systemu kadrowo – płacowego danych wynikowych (liczbę faktycznie przydzielonych godzin). Dane przygotowane za pomocą tego programu mogą być bezpośrednio wykorzystywane przez program wspomagający układanie planu lekcji. Przygotowane przez ten moduł siatki godzin poszczególnych klas mogą znaleźć zastosowanie w module rejestracji osiągnięć uczniów, przy sporządzaniu zestawień ocen z poszczególnych przedmiotów lub drukowaniu świadectw.

5.4 PLAN LEKCJI
Optymalne ułożenie planu, uwzględniające wszystkie uwarunkowania istniejące w konkretnej szkole, ma bardzo duży wpływ na jej prawidłowe działanie. Komputer eliminując papier, ołówek, gumkę, etykietki, kołki itp. uwalnia człowieka od niezwykle uciążliwej biurokracji. Jednoczesna rejestracja stanów wszystkich zasobów może zagwarantować formalną niesprzeczność przydziałów, eliminując ich powielanie oraz ewentualne braki. Komputer daje możliwość bieżącego ukazywania wszystkich zasobów w dowolnych układach i przekrojach, co zwiększa wiedzę o zadaniu i podnosi skuteczność naszej pracy. Łatwe jest rejestrowanie wszystkich kroków procesu tworzenia planu, przez co staje się możliwe cofanie wykonanych operacji i tworzenie wielu wariantów każdej z faz układania planu. Ważne jest, że można zautomatyzować wiele czynności, a przede wszystkim:

· rozmieszczanie na planie większości lekcji, po wcześniejszym ustaleniu warunków wstępnych;

· wyszukiwanie i przedstawianie użytkownikowi propozycji zmian w planie, pozwalających na rozwiązywanie konkretnego problemu (na przykład można w ten sposób wykryć przydzielenie nauczycielowi lekcji w czasie, gdy klasa ma lekcje z innym nauczycielem).

Mocną stroną pracy z komputerem nad planem lekcji jest możliwość drukowania zestawień w różnych układach. Poczynając od tygodniowego rozkładu lekcji całej szkoły, poprzez tygodniowy rozkład zajęć wszystkich nauczycieli, tygodniowe rozkłady lekcji poszczególnych oddziałów i poszczególnych nauczycieli, a kończąc na rozkładach użytkowania sal. Zagwarantowana jest tu duża czytelność i brak pomyłek.

Dużo prostsze jest dostosowanie planu do nowych ograniczeń jakie zaistniały po jego ułożeniu bez burzenia dotychczasowej konstrukcji (stabilność pewnych terminów dla uczniów i nauczycieli). Możliwość taką daje mechanizm poszukiwania żądanych zmian w planie.

Korzystanie z komputera do układania planu lekcji w początkowej fazie wymaga zapoznania się z nowymi możliwościami i opanowania umiejętności ich wykorzystania. Daje to jednak w efekcie zupełnie inny standard pracy i szersze możliwości świadomej ingerencji w zmiany.

5.5 PLANOWANIE ZASTĘPSTW
Prowadzenie księgi zastępstw jest nudną, nietwórczą czynnością wymagającą skupienia uwagi ze względu na finansowe konsekwencje ewentualnych pomyłek. Jeśli do tego celu wykorzystany zostanie komputer wiele żmudnych zadań można mu powierzyć (np. zestawienia dla płac za dowolny okres są generowane automatycznie).

Jeśli do programu zostaną wprowadzone dodatkowe informacje uzupełniające (np. powód zastępstwa) to jest możliwe uzyskanie różnego rodzaju analiz pomocnych w usprawnianiu pracy szkoły. Na przykład, za dowolnie wybrany okres komputer może sporządzić:

· zestawienie liczby godzin nieobecności nauczycieli z zaznaczeniem przyczyny tych nieobecności;

· zestawienia liczby zastępstw i nie odbytych lekcji w poszczególnych klasach;

· analizę efektywności przeprowadzonych zastępstw:

· ile razy w ramach zastępstw odbyły się lekcje przedmiotu zgodnego
z planem lekcji,

· ile razy z powodu nieobecności nauczyciela klasa została zwolniona do domu,

· ile razy odbyła się lekcja innego przedmiotu z nauczycielem uczącym w danej klasie.

W systemie zintegrowanym zarządzania, moduł księgi zastępstw korzysta z planu lekcji. Możliwe jest wtedy korzystanie z proponowanych przez komputer osób zastępujących z zastosowaniem hierarchii pierwszeństwa. Oznacza to, że komputer proponuje najpierw na zastępstwo np. specjalistę z danego przedmiotu, potem uczącego w tej klasie itd. Wybranie osoby powoduje automatyczny jej wpis do księgi na zastępstwo.

5.6 PLANOWANIE BUDŻETU SZKOŁY
W sytuacji, gdy dyrektor odgrywa coraz większą rolę w procesie planowania budżetu szkoły, nieocenionym narzędziem jest komputer. Z jednej strony dostarcza on szybko informacji o wydatkach i wpływach szkoły za miniony rok (program obsługi księgowości). Z drugiej - pozwala zorientować się w finansowych potrzebach szkoły na rok nadchodzący (np. planowanie arkusza organizacyjnego, ocena stanu inwentarza szkoły).

Dane z arkusza organizacyjnego pozwalają precyzyjnie zaplanować najistotniejszą z punktu widzenia wielkości kosztów grupę wydatków - płace. Pozostałe paragrafy klasyfikacji budżetowej można prognozować na podstawie danych archiwalnych.

Dużą zaletą programu komputerowego jest możliwość śledzenia bieżącej realizacji budżetu, w dowolnie zdefiniowanych przez użytkownika konfiguracjach (np. koszty ogrzewania, koszty doraźnych zastępstw, koszty utrzymania czystości itp.).

Z wyprzedzeniem można więc przewidzieć konieczność przesunięć pomiędzy paragrafami.

5.7 SYSTEM KADROWO - PŁACOWY

Duże szkoły zatrudniają specjalnych pracowników zajmujących się sprawami kadrowymi. Na podstawie danych otrzymanych przez pracownika prowadzącego sprawy kadrowe oraz bieżących informacji pochodzących od innych pracowników administracyjnych szkoły (np. zestawienia godzin ponadwymiarowych) księgowy przygotowuje listę płac oraz prowadzi ich ścisłą ewidencję. Sprawy kadrowe i płacowe są ze sobą ściśle powiązane. Wprowadzenie systemu informatycznego zwiększa jeszcze te związki, powodując zmiany w organizacji pracy administracji szkolnej. Najważniejszą korzyścią systemu jest możliwość bardzo szybkiego dostępu do potrzebnych informacji. Mogą to być nie tylko dane dotyczące konkretnej osoby ale również różnego rodzaju informacje zbiorcze i porównawcze. W ciągu kilku minut można otrzymać zestawienia dowolnych danych dotyczących dowolnie wybranego podzbioru pracowników w postaci czytelnego, drukowanego dokumentu. Przykładowo może to być:

· lista adresów i telefonów osób zatrudnionych w szkole w niepełnym wymiarze godzin;

· zestawienie podstaw wynagrodzenia i dodatków motywacyjnych nauczycieli pełnoetatowych;

· zestawienie wysokości sumarycznych dochodów pracowników za cały rok;

· lista nazwisk osób, którym w danym roku należy wypłacić nagrody jubileuszowe;

· lista osób, które w danym miesiącu powinny zostać przeszeregowane do wyższej kategorii płac.

Komputer pozwala także na wydrukowanie jednocześnie z listą płac tak zwanych pasków, pozwalających osobom odbierającym wypłatę na łatwe sprawdzenie poprawności naliczenia wynagrodzenia.


5.8 KOMPUTER W KSIĘGOWOŚCI

Bezpośrednim zastosowaniem komputera w księgowości szkolnej jest rejestracja dokumentów i automatyczne ich księgowanie. Jednak komputer nie spełnia wyłącznie roli elektronicznego skoroszytu. Przyjmuje rolę nieomylnego, pozbawionego emocji i zmęczenia, nieuciążliwego asystenta, kontrolującego formalną poprawność dekretacji dowodów źródłowych. Zestawienia i sprawozdania, które w większości są zmorą dezorganizującą pracę działu księgowego są gotowe w ciągu kilku minut. Sprawdzenie obrotów na wybranym koncie za dowolny okres lub wykonanie innego zestawienia, wymagające dotychczas pracochłonnego przeglądania dokumentów i mozolnych podliczeń sprowadza się do prostej czynności polegającej na naciśnięciu kilku klawiszy.

Dzięki współpracy z programem płacowym i np. programem obsługi stołówki łatwiejsze staje się bezpośrednie księgowanie list płac i rachunków magazynu żywnościowego.


5.9 EWIDENCJA INWENTARZA SZKOŁY

Dyrektor odpowiada za mienie szkoły. Elektroniczna księga inwentarzowa z czytnikiem kodów paskowych eliminuje uciążliwości tradycyjnej metody inwentaryzacji. Wpływa na optymalizację gospodarowania mieniem szkolnym, pozwalając na:
  • szybką lokalizację określonego sprzętu,
  • tworzenie zestawień dotyczących ilości określonego rodzaju sprzętu w całej szkole,
  • szacowanie wartości majątku ruchomego szkoły,
  • przekazanie materialnej odpowiedzialności podległym pracownikom,
  • drukowanie arkuszy spisowych,
  • zmianę formalnego przypisania przedmiotu konkretnej osobie,
  • kilkakrotne skrócenie czasu trwania inwentaryzacji.
5.10 MAGAZYN ŻYWNOŚCIOWY I OBSŁUGA STOŁÓWKI

Komputer, mając wbudowane w programie normy dietetyczne optymalizuje jadłospisy skracając czas ich przygotowania oraz eliminuje ewentualne błędy. Jeżeli wprowadzone zostaną do programu aktualne ceny można najkorzystniej zgrać relacje zachodzące między np. kalorycznością potraw, ich ceną i urozmaiceniem. Pozwala to również na udzielenie natychmiastowej odpowiedzi na kilka prosto brzmiących pytań:
  • jaka jest wartość produktów w magazynie,
  • ile danego produktu znajduje się w magazynie,
  • jakie ilości poszczególnych produktów przepłynęły przez magazyn w zadanym okresie i jaka była ich wartość.
Dzięki temu dyrektor może mieć stały i natychmiastowy wgląd w pracę stołówki.

6. JAK WYBRAĆ OPROGRAMOWANIE DO ZARZĄDZANIA SZKOŁĄ?

Na rynku pojawia się coraz więcej programów komputerowych wspomagających zarządzanie szkołami i innymi placówkami oświatowymi. Jak wśród wielu ofert wybrać tę najlepszą? Oto kilka najistotniejszych spraw, które należy brać pod uwagę, podejmując decyzję o zakupie.
Pierwsze pytanie na które trzeba sobie odpowiedzieć to: Jakie są nasze potrzeby? Czy zakupiony program ma doraźnie załatwić jakiś problem, czy ma być fragmentem docelowego całościowego rozwiązania? W tym kontekście należy również zastanowić się nad tym, czy wspomaganie zarządzania rozumiemy tylko jako automatyzację codziennej pracy administracyjnej, czy spodziewamy się czegoś więcej – narzędzi dostarczających informacji ułatwiających podejmowanie decyzji.
Czy warto wybrać programy jednego producenta? Zdecydowanie tak. Zapewniamy sobie wówczas spójność systemu. Pozostaje dylemat, jakiego producenta wybrać. Trzeba zdawać sobie sprawę z tego, że wybór oprogramowania to poważna decyzja na lata, dlatego nie może być ona pochopna – trzeba wypracować sobie trzeźwe spojrzenie na różnorakie kuszące promocje i inne zabiegi marketingowe producentów. Trzeba przede wszystkim uczyć się na cudzych błędach i cudzych sukcesach. Jeśli program sprawdził się w wielu podobnych szkołach, to możemy być niemal pewni, że my również będziemy zadowoleni z jego działania. Należy zwrócić uwagę też na fakt, że programy im są starsze, tym lepsze. Nie znaczy to oczywiście, że programy sprzed dziesięciu lat zawsze są lepsze niż te przygotowane rok temu. Ale jeśli firma przygotowuje pierwszy program danego typu, to prawie na pewno będzie on gorszy niż ten, który rozwijał się przez kilkanaście lat. Tak więc bardzo ważnym wskaźnikiem jakości programu jest doświadczenie firmy go tworzącej.
Zawsze należy pamiętać, że najważniejszą cechą programu jest nie jego cena, wygląd, ale użyteczność. Koniecznie trzeba przyglądać się wybieranym rozwiązaniom pod kątem ich przystawalności do naszych rzeczywistych potrzeb, np. czy zebrane za pomocą programu dane można przetwarzać za pomocą standardowych narzędzi.
Przed zakupem programu warto, a wręcz należy zapoznać się z wszystkimi dostępnymi materiałami informacyjnymi. Większość producentów dostarcza prezentację programu, wersje demonstracyjne lub inne materiały pozwalające zweryfikować nasze wyobrażenie o działaniu systemu jeszcze przed wydaniem na niego pieniędzy. Są firmy, które pozwalają klientowi zapoznać się z pełną wersją programu – sprzedają swoje produkty z odroczonym terminem płatności. W tej sytuacji klient dokładnie może poznać wszystkie możliwości kupionego narzędzia, a jeśli nie spełni ono jego oczekiwań, dokonać jego zwrotu.
Aby zminimalizować ryzyko podjęcia błędnej decyzji, wskazane jest dobrze zapoznać się z potencjałem producentów. Inwestując czas i pieniądze w pewne rozwiązanie, trzeba mieć pewność, że program będzie rozwijalny, a producent nagle nie zażąda wielkich pieniędzy za kolejne uaktualnienie. Dobrą wskazówką może być też liczba klientów danego producenta.
Warto dowiedzieć się też, w jaki sposób firma działa w terenie. Czy posiada sieć własnych przedstawicielstw terenowych? Czy można liczyć na szybką pomoc serwisową i szkoleniową? Kupując program, zwykle zakładamy, że jego wdrożenie nie będzie nastręczać żadnych trudności. Jednakże czasami napotykamy na pewien problem. Wtedy okazuje się, że potrzebny jest serwis. Propozycje firm w ty zakresie są zróżnicowane. Jedne oferują darmowy serwis, inne każą za niego płacić, a jeszcze inne oferują wyłącznie płatną pomoc wdrożeniowców. A koszt takiej usługi, to zwykle kilkaset złotych. Czasami warto wydać na początku trochę więcej, by w przyszłości nie zostać zaskoczonym niemiłym i niespodziewanym wydatkiem. Nie należy wierzyć w oferty za przysłowiową złotówkę. Przygotowanie oprogramowania kosztuje, a poniesione koszty muszą być zawsze zwrócone przez klientów.
Oprogramowanie kupowane jest niemal zawsze na podstawie umowy licencyjnej. Szkoła, kupując program, uzyskuje zwykle prawo posługiwania się nim na określonej liczbie stanowisk przez czas nieograniczony. Za prawo takie płaci jednorazowo. Zaletą takiego rozwiązania jest posiadanie nieograniczonego w czasie prawa do posługiwania się programem, a wadami relatywnie wysoka cena pierwszego zakupu i niemożliwe do oszacowania koszty zakupu aktualizacji. Drugi czynnik odgrywa szczególnie dużą rolę w wypadku często zmieniającego się prawa.
Drugim sposobem sprzedawania programów jest umowa abonamentowa powiązana z jednorazową wpłatą początkową. W tej sytuacji, klient kupując program, podpisuje umowę w ramach której firma zobowiązuje się, w zamian za stałą cykliczną opłatę do stałego udoskonalania programu i do dostarczania klientowi zawsze aktualnych wersji bądź to w ustalonych terminach, bądź po każdej zmianie prawa. Niższy koszt zakupu związany jest jednak z pewnym ograniczeniem – użytkownik ma prawo posługiwać się programem tylko przez określony w umowie czas. Ograniczenie to brzmi groźnie, jednakże w praktyce, przy szybko zmieniających się komputerach i zmianach w regulacjach prawnych, jest rozwiązaniem, nad którym warto się też zastanowić.

7. PROPOZYCJE OPROGRAMOWANIA DOSTĘPNEGO NA RYNKU POLSKIM

Na polskim rynku działa obecnie wiele firm tworzących oprogramowanie wspomagające zarządzanie szkół i placówek oświatowych. Najbardziej rozpowszechnionymi są jednak programy proponowane przez firmę VULCAN i firmę ProgMan.
Poniżej przedstawiam listę programów dla szkół jakie obecnie oferują
te dwie firmy z krótką charakterystyką niektórych z nich.
Dokładne informacje znaleźć można w witrynach internetowych:
www.vulcan.edu.pl www.progman.com.pl
Opracował: mgr Robert Wierzejski – nauczyciel Szkoły Podstawowej w Jakuszach

Umieść poniższy link na swojej stronie aby wzmocnić promocję tej jednostki oraz jej pozycjonowanie w wyszukiwarkach internetowych:

X


Zarejestruj się lub zaloguj,
aby mieć pełny dostęp
do serwisu edukacyjnego.




www.szkolnictwo.pl

e-mail: zmiany@szkolnictwo.pl
- największy w Polsce katalog szkół
- ponad 1 mln użytkowników miesięcznie




Nauczycielu! Bezpłatne, interaktywne lekcje i testy oraz prezentacje w PowerPoint`cie do wykorzystania na lekcjach -> www.szkolnictwo.pl (w zakładce "Nauka").

Zaloguj się aby mieć dostęp do platformy edukacyjnej



Zachodniopomorskie Pomorskie Warmińsko-Mazurskie Podlaskie Mazowieckie Lubelskie Kujawsko-Pomorskie Wielkopolskie Lubuskie Łódzkie Świętokrzyskie Podkarpackie Małopolskie Śląskie Opolskie Dolnośląskie